Фирмен имейл (имейл на домейна)
Какво е фирмен имейл (имейл на домейна)?
Фирменият имейл е пощенската кутия на домейна на фирмата — [email protected] вместо адрес в безплатна поща. Стъпва на домейн, който притежавате, и на MX записа, който казва кой доставчик приема писмата ви. Кутиите може да са при хостинг доставчика или при отделна пощенска услуга; и в двата случая адресът остава ваш и се пренася, ако смените доставчика.
Пример
Фирма приема запитванията си на адрес в безплатна поща. От това следват три неща. Формата на сайта изпраща писма „от“ този адрес, но от сървъра на сайта — проверката на подателя не съвпада с домейна на пощата и част от потвържденията влизат в спам. Кутията е на човек, не на фирмата: когато служителят напусне, кореспонденцията тръгва с него. А при десет души няма info@, който някой да отваря — всеки пише от своя адрес и клиентът не знае на кого да отговори.
С кутия на домейна същият ден изглежда другояче. [email protected] е споделена кутия или псевдоним (alias) към трима души. Формата изпраща от [email protected], а отговорът се връща на info@. Напусне ли служител, администраторът спира достъпа му за минута, а писмата остават във фирмата.
Защо има значение за бизнеса
Три неща разделят вариантите: собственост, доставяемост и кой администрира.
- Кутия при хостинг доставчика — идва с хостинга и се управлява от същия панел. За малък екип стига; ограниченията се усещат в обема, в споделените календари и в съвместната работа по документи.
- Google Workspace — поща, календар и документи с отделна административна конзола, групови адреси и бързо отнемане на достъп.
- Microsoft 365 — същото около Outlook и Teams, с настолните приложения, които много фирми и бездруго ползват.
Каквото и да изберете, домейнът трябва да е на ваше име. Смяната на MX записа отнема минути и се разнася до няколко часа, когато домейнът е при вас; когато не е, тя е преговор. Доставяемостта също не идва от доставчика, а от три записа в DNS — SPF, DKIM и DMARC — които казват на получаващия сървър кой има право да изпраща от ваше име. Ако изпращате и кампании, дръжте имейл маркетинга на отделен поддомейн, за да не смесвате репутацията му с ежедневната поща.
Изборът на домейн и хостингът, върху който стъпва пощата, влизат в изработката на сайт; самата пощенска услуга поръчвате вие, на свое име.
Какво да попитате
- На чие име е домейнът и кой може да променя DNS записите му?
- Кой администрира пощата и може ли да отнеме достъпа на човек за минути?
- Има ли SPF, DKIM и DMARC и от кой адрес изпраща формата на сайта?
- info@ споделена кутия ли е, или псевдоним, и кой отговаря за него?
- Какви са обемът, архивът и правилата за запазване на писмата?
- Как се изнася пощата, ако смените доставчика?